Die Nebenkostenabrechnung – auch Betriebskostenabrechnung genannt – ist oft ein heikles Thema zwischen Mietern und Vermietern. Schließlich wird erst nach einem Jahr klar, ob die Nebenkosten tatsächlich in ausreichender Höhe veranschlagt worden sind. Falls nicht, drohen dem Mieter empfindliche Nachzahlungen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Nebenkostenabrechnung überprüfen können und welche Rechte und Pflichten Sie haben.

Der richtige Verteilerschlüssel

Eine korrekte Nebenkostenabrechnung enthält neben dem Abrechnungszeitraum eine detaillierte Zusammenstellung der Gesamtkosten und den Abzug der Vorauszahlung des betroffenen Mieters. Zudem muss der Vermieter Anfangs- und Endzählerstände vermerken und sich an den Verteilerschlüssel halten, der im Mietvertrag vereinbart worden ist. Wurde im Vertrag kein Verteilerschlüssel vereinbart, werden die Nebenkosten per Gesetz nach Wohnfläche auf die einzelnen Mietparteien umgelegt.

Nebenkosten: Mieter sollten selbst kalkulieren

Mieter, die zunächst sehr niedrige monatliche Abschläge für Strom, Heizung und Wasser leisten, müssen mit der ersten Nebenkostenabrechnung häufig einen hohen Betrag nachzahlen. Manche Vermieter nutzen diese Gesetzeslücke gezielt aus und locken unerfahren Mieter mit vermeintlich günstigen Nebenkosten.

Die gesetzlichen Regelungen (vgl. § 556 Abs. 2 Satz 2 BGB) schützen den Mieter zwar vor allzu hohen Vorauszahlungen, sie verbieten einem Vermieter aber nicht, die monatlichen Abschläge für die Miete deutlich zu niedrig anzusetzen. Unstrittig ist, dass ein Vermieter überhöhte Zahlungen erstatten muss. Andererseits nimmt der Gesetzgeber den Mieter aber auch in die Pflicht, seine Nebenkostenabrechnung kritisch zu prüfen und zu kontrollieren, ob die Zahlen stimmen. (vgl. BGH-Urteil vom 09.03.2005, Az. VIII ZR 57/04).

Wer solche Mietstreitigkeiten von vornherein ausschließen möchte, sollte sich vom Vermieter die letzte Betriebskostenabrechnung zeigen lassen oder sich bei den Vormietern nach eventuellen Nachzahlungen erkundigen.

Betriebskostenabrechnung: Befreiung von Nachzahlungen

Der Deutsche Mieterbund geht davon aus, dass jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist. Wir geben Ihnen eine Übersicht der häufigsten Fehler:

• Reparaturkosten und Ersatzanschaffungen werden in Wartungsrechnungen „versteckt“.
• Bankgebühren, Zinsen, Porto, Telefonkosten und andere Verpflichtungen des Vermieters haben in der Rechnung nichts zu suchen.
• Die Kosten für leerstehende Wohnungen werden auf die übrigen Mieter verteilt.
• Die angegebenen Quadratmeterzahlen der Wohnungen stimmen nicht.
• Einzelne Posten werden doppelt abgerechnet.
• Unter der Rubrik „Sonstiges“ sammeln Vermieter alle denkbaren Kosten. Das ist unzulässig, denn es muss exakt festgelegt werden, welche Posten darunterfallen.
• Die Reinigungsfirma putzt dreimal die Woche – eine Reinigung pro Woche ist ausreichend.
• Unnötige Mülltonnen müssen abgeschafft werden.
• Bei Bruttomietverträgen gibt es keine Nachzahlungen.
• Der Vermieter verwendet alte Rechnungen.

Nebenkostenabrechnung: Tipps für Mieter

Nach dem Erhalt der Nebenkostenabrechnung sollten Mieter Folgendes prüfen:

• Ist die Frist eingehalten, in welcher der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen darf? Nach § 566 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens nach Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.
• Sind die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegenden Rechnungen auf den Namen des Vermieters ausgestellt? Belege, die auf einen anderen Namen ausgestellt sind, sollten Sie auf Plausibilität prüfen und im Zweifel beim Vermieter nachfragen.
• Mietobjekte müssen eigene Wirtschaftseinheiten bilden. Werden mehrere Häuser zusammengefasst, die in keinem wirtschaftlichen Zusammenhang stehen, kann die Abrechnung als fehlerhaft moniert werden.
• Wurden die im Mietvertrag eventuell vereinbarten Umlage- bzw. Verteilerschlüssel der Abrechnung zugrundegelegt und bei den einzelnen Kostenarten auch tatsächlich angewendet? Bei Eigentumswohnungen werden diesbezüglich häufig Fehler festgestellt.
• Wurde im Mietvertrag eine Betriebskostenpauschale vereinbart? Falls das der Fall ist, sind mit den monatlichen Zahlungen alle Betriebskosten abgedeckt.
• Ist die Abrechnung übersichtlich? Die entstandenen Kosten müssen den 17 Nebenkostenarten detailliert zugeordnet sein. Eine einfache Auflistung ist nicht ausreichend.

Fehler können Nebenkostenabrechnung unwirksam machen

Falls Mieter Fehler in ihrer Nebenkostenabrechnung entdecken, sind sie unter Umständen nicht verpflichtet, Nachforderungen des Vermieters zu begleichen. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um sogenannte formelle Fehler handelt, zum Beispiel ein falscher Abrechnungszeitraum angegeben ist oder die Frist der Abrechnung bereits überschritten wurde. Eine formell fehlerhaften Abrechnung führt zur Unwirksamkeit möglicher Nachzahlungen, da der Vermieter allein dafür verantwortlich ist, eine formell richtige Nebenkostenabrechnung zu erstellen.

Anerkennung von Forderungen macht Widerspruch unmöglich

Doch Vorsicht: Wer eine Nachforderung aus einer Betriebskostenabrechnung schriftlich anerkennt, kann die Zahlung nicht verweigern, selbst wenn sich später herausstellt, dass die Abrechnung fehlerhaft ist. Der BGH entschied kürzlich, dass eine wirksame Einigung zwischen Mieter und Vermieter über geschuldete Betriebskosten nicht voraussetzt, dass die Betriebskostenabrechnung den formellen Anforderungen genügt (BGH, Urteil vom 28.10.2020, Az. VIII ZR 230/19).

Im konkreten Fall hatte sich der Mieter einer Wohnung nach einem gerichtlichen Vergleich verpflichtet, die Wohnung zu räumen. Kurz vor dem Termin bat er den Vermieter um Aufschub. Dieser bot dem Mieter an, zwei Monate länger wohnen zu bleiben – unter der Voraussetzung, dass er eine Nutzungsentschädigung zahlt und noch offene Wasser- und Heizkosten in Höhe von rund 1.600 Euro begleicht. Der Mieter nahm das Angebot schriftlich an, weigerte sich aber nach Auszug, die ausstehenden Nebenkosten zu bezahlen. Der Vermieter behielt daraufhin die Kaution ein, wogegen der Mieter klagte. Sein Argument: Die den Wasser- und Heizkosten zugrunde liegende Nebenkostenabrechnung sei fehlerhaft gewesen.

Die Richter des BGH teilten diese Auffassung nicht. Ihrer Ansicht nach war zwischen beiden Parteien ein wirksamer Vergleich zustande gekommen. Damit habe der Mieter die Forderung als verbindlich anerkannt. Den Richtern zufolge steht § 556 Absatz 3 und 4 BGB, wonach eine Betriebskostenabrechnung formell korrekt sein muss und den Mietern bei Abweichung kein Nachteil entstehen darf, dem Urteil nicht entgegen. Der Vermieter dürfe deshalb die Kaution zur Befriedigung seiner berechtigten finanziellen Forderungen einbehalten.

Beauftragt der Vermieter für mehrere Wohnblöcke dasselbe Hauswartunternehmen, das für jeden Wohnblock eine gesonderte Abrechnung stellt, darf er als Gesamtkostenposition in der Betriebskostenabrechnung nur den für das jeweilige Gebäude in Rechnung gestellten Hausmeisterbetrag angeben. Mieter sollten ihren Nebenkostenabrechnung dahingegend prüfen.

BGH-Urteil vom 09.10.2013, Az.VIII ZR 22/13

Was war geschehen?

Die betroffene Vermieterin macht einen Nachzahlungsbetrag aus der Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2007 geltend. Die Abrechnung beinhaltet auch eine Betriebskostenposition „Hauswart“. Das Hauswartunternehmen wird von der Vermieterin für mehrere Wohnblöcke beschäftigt.

Für die von der betroffenen Mieterin bewohnte Gebäudeeinheit liegt eine separate Rechnung vor, mit der die Tätigkeiten für diese Gebäudeeinheit in Rechnung gestellt werden. Nur dieser Betrag erscheint in der Abrechnung. Die Mieterin wendet die formelle Unwirksamkeit dieser Abrechnungsposition ein, weil die Abrechnung nicht die für die gesamte Wirtschaftseinheit angefallenen Gesamtkosten ausweise.

Entscheidung des Gerichtes

Die Vorinstanzen gaben der Mieterin Recht. Die Vermieterin habe einen nicht aus der Abrechnung ersichtlichen Vorwegabzug vorgenommen. Die zuständigen Richter am Bundesgerichtshof sahen das anders und gaben der eingelegten Revision statt. Die Abrechnung sei formell wirksam.

Für die Hauswartkosten gelte: Wenn bereits ein Hauswartunternehmen eine gesonderte Rechnung für die jeweilige Wohneinheit (Block) erstelle, brauche der Vermieter „selbstverständlich“ nur den für den jeweiligen Block in Rechnung gestellten Betrag anzugeben und nicht, welche Gesamtkosten auf die gesamte Wirtschaftseinheit entfallen. Es läge keine Umrechnung durch den Vermieter vor, wenn er den seitens des Leistungserbringers für die abgerechnete Einheit ermittelten Rechnungsbetrag lediglich weitergebe.

Erleichterung für Vermieter

Die Entscheidung folgt der Tendenz des Bundesgerichthofs, die Anforderungen an die Formalien auch für Betriebskostenabrechnungen herabzusetzen. Die Entscheidung schafft im Hinblick auf die Gesamtkostenproblematik erhebliche Erleichterungen für Vermieter. 

Dasselbe gilt für die Entscheidung des Bundesgerichtshofs vom 14.11.2012 (Az. VIII ZR 41/12), wonach der Vermieter die mit eigenen Arbeitskräften erbrachten Dienste (etwa für Gartenpflege und Hausmeister) als Eigenleistungen im Sinne von § 1 Abs. 1 Satz 1 Betriebskostenverordnung umlegen kann. Danach dürfen Eigenleistungen nach fiktiven Nettokosten einer vergleichbaren Unternehmerleistung angesetzt werden. Der Vermieter kann durch ein Kostenangebot eines Fremdunternehmens mit entsprechender Leistungsbeschreibung die angesetzten Kosten dar- und belegen.

Wenn der Vermieter die Vorauszahlungen zu gering kalkuliert hat, kann die Nebenkostenabrechnung für Mieter zur unangenehmen Überraschung werden. Mit hohe Nachzahlungen rechnen die Wenigsten. Doch wie können Mieter dieses Problem mit den Nebenkosten von vornherein umgehen oder im Nachhinein lösen?

Nebenkosten: Beweislast liegt beim Vermieter

Die Nebenkosten werden oft als „zweite Miete“ bezeichnet, doch die tatsächliche Höhe erfahren Mieter erst, wenn sie am Ende des Jahres die Betriebskostenabrechnung erhalten. Bis dahin haben Mieter als Anhaltspunkt und groben Richtwert nur die vom Vermieter angesetzte Höhe der monatlichen Vorauszahlung.

Welche Rechte haben Mieter, die nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung feststellen, dass ihre „zweite Miete“ deutlich höher ausfällt als erwartet? Die Richter am Bundesgerichtshof haben diesbezüglich entschieden (Urteil vom 07.02.2018, Az. VIII ZR 189/17), dass die Beweislast für die Nebenkostenabrechnung beim Vermieter liegt. Folglich sollte die Abrechnung übersichtlich, klar und detailliert gestaltet werden, denn im Zweifel müssen die Eigentümer die Zuverlässigkeit der vorgenommenen Verbrauchserfassung darlegen. Insofern ist es für beide Seiten von Vorteil, wenn die Nebenkostenabrechnung keine Fragen offen lässt.

Gemäß dem BGH-Urteil können zweifelnde Mieter zudem auch Einsicht in die Einzelverbrauchsdaten anderer Nutzer hinsichtlich der Heizkosten verlangen. Dadurch gestatten die Richter allen Mietern, sich Klarheit darüber zu verschaffen, ob der Gesamtverbrauchswert mit der Summe der Verbrauchsdaten der anderen Wohnungen übereinstimmt, ob deren Werte plausibel sind und ob sonstige Bedenken gegen die Richtigkeit der Kostenverteilung bestehen.

Mieter: Berechnungen nicht blind vertrauen

Laut Gesetz darf ein Vermieter nur „angemessene“ Vorauszahlungen verlangen, das ist in § 556 Abs. 2 Satz 2 BGB festgelegt. Das bedeutet allerdings nur, dass ein Eigentümer nicht zu hohe, wohl aber zu niedrige Vorauszahlungen verlangen darf. Die Überzahlungen muss er dem Mieter zurückerstatten. Laut Bundesgerichtshof (Az. NJW 2004, 1102 sowie 2624) darf jedoch kein Mieter blind darauf vertrauen, dass die Kalkulation des Vermieters exakt ist. Müssen Mieter wegen zu niedrig angesetzter Nebenkosten kräftig nachzahlen, existiert keine rechtlich Grundlage, die Zahlung zu verweigern. Die Argumentation der Richter: Genau zu berechnen, wie viel Strom, Wasser oder Gas ein Mieter verbrauchen wird, ist für Vermieter meist nicht möglich. 

Eine Ausnahme gilt allerdings dann, wenn Vermieter ihren Mietern bei Vertragsschluss die Angemessenheit der Nebenkosten ausdrücklich zugesichert haben. Das ist auch dann der Fall, wenn die Kosten bewusst zu niedrig bemessen wurden, um Mieter bezüglich der tatsächlichen Mietbelastung zu täuschen. Nur wenn Mieter nachgefragt haben und ihnen die Vermieterin oder der Vermieter die ausreichende Bemessung fälschlicherweise bestätigt haben, besteht ein Schadensersatzanspruch. Allerdings ist es rechtlich oft schwierig nachzuweisen, dass eine bewusste Täuschung stattgefunden hat.

Letztes Mittel für Mieter: Kündigung des Mietvertrags

Ärgert sich ein Mieter über die ungenauen Berechnungen des Vermieters, bleibt ihm meist nur, sich in Zukunft auf höhere Zahlungen einzustellen oder den Mietvertrag zu kündigen. Diese Möglichkeit haben Mieter von Gewerbeimmobilien bei fest abgeschlossenen Zeitmietverträgen allerdings nicht: Auch bei „knapp“ kalkulierten Nebenkostenvorauszahlungen bleiben sie in der Regel an ihren Vertrag gebunden.

Eine Erhöhung der Vorauszahlung auf Betriebskosten darf nicht nach Gefühl vorgenommen werden. Sie ist nur zulässig, wenn sie sich an der letzten Nebenkostenabrechnung orientiert. Die Erhöhung darf aber Umstände berücksichtigen, die die Kosten im laufenden Abrechnungsjahr beeinflussen werden.

BGH-Urteil vom 28.09.2011, Az. VIII ZR 294/10

Was war geschehen?

Die Kläger sind Mieter einer Wohnung in Berlin. Im März 2009 rechnet die Vermieterin über die Betriebs- und Heizkosten für das Kalenderjahr 2008 ab. Aus der Abrechnung ergibt sich eine Nachforderung zugunsten der Vermieterin. Diese verlangt nunmehr eine Anpassung der monatlichen Vorauszahlungen. 

Deren Höhe ermittelt sie zunächst zutreffend nach dem Ergebnis der Betriebskostenabrechnung geteilt durch zwölf Monate. Gleichzeitig verlangt sie jedoch von den Mietern einen Sicherheitszuschlag von zehn Prozent auf die bisher ermittelten Kosten. Damit sind die Mieter nicht einverstanden. Ihre Klage gegen die Vermieterin durch drei Instanzen hatte letztlich Erfolg.

Urteil und Begründung

Der BGH wies die Revision der Vermieterin ab. Die Richter stellten klar, dass eine Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungen nur dann angemessen im Sinne von § 560 Abs. 4 BGB ist, wenn sie auf die voraussichtlich tatsächlich entstehenden Kosten im laufenden Abrechnungsjahr abstellt. Grundlage für die Anpassung der Vorauszahlungen sei  dabei die letzte Betriebskostenabrechnung.

Allerdings könne bei der Anpassung auch eine konkret zu erwartende Entwicklung der künftigen Betriebskosten berücksichtigt werden. Dennoch, so die Richter in der Urteilsbegründung, bestehe kein Raum für einen abstrakten, nicht durch konkret zu erwartende Kostensteigerungen für einzelne Betriebskosten gerechtfertigten „Sicherheitszuschlag“ von zehn Prozent.