Sechs bis drei Monate vor dem Umzugstermin

• Planen Sie die Renovierung und Reinigung der alten und neuen Geschäftsräume. Wie müssen Sie die derzeitige Immobilie verlassen? Müssen Sie Rückbauten vornehmen? Holen Sie am besten mehrere Kostenvoranschläge von Handwerksbetrieben und Gebäudereinigern ein. Vergleichen Sie die Angebote gründlich, bevor Sie eine Firma beauftragen.
• Falls noch Umbauten in den neuen Räumlichkeiten anstehen, sollten Sie sich die Planungsskizze des zuständigen Architektenbüros besorgen. Auch hier gilt: Vergleichen Sie am besten erst mehrere Angebote, um dann das für Sie passende auszuwählen.
• Suchen Sie sich ein geeignetes Umzugsunternehmen. In den meisten Fällen ist es sinnvoll, eine professionelle Möbelspedition zu beauftragen. „Die eigenen Mitarbeiter sind in der Regel nicht für die typischen Umzugstätigkeiten wie Tragen von Lasten oder Montage von Möbeln ausgebildet“, sagt Dierk Hochgesang, Hauptgeschäftsführer der AMÖ (Bundesverband Möbelspedition und Logistik). Neben dem Arbeitsschutz spielen Haftungsfragen, aber vor allem der Faktor Zeit eine erhebliche Rolle. „Profis erledigen den Umzug in einem Bruchteil der Zeit, die Laien benötigen. Je länger das Unternehmen stillsteht, desto mehr Geld kostet es“, so Hochgesang. Insbesondere Speditionen, die sich auf Firmenumzüge spezialisiert haben, können Ihnen schon in der Planungsphase viel Arbeit abnehmen und beim eigentlichen Umzug einen glatten Ablauf gewährleisten.
• Schreiben Sie nun die Umzugsleistung aus, wenn Sie sich für professionelle Hilfe bei Ihrem Firmenzug entschieden haben. Wichtig ist dabei, so genau wie möglich zu beschreiben, welche Anforderungen Sie stellen, betont Oliver Gerheim von Firmenumzugs-Spezialisten Friedrich Friedrich. Gibt es Spezialmobiliar oder besonders empfindliche Gerätschaften? Soll ein Archiv, ein Lager oder eine Werkstatt mit umgezogen werden? Wünschen Sie eine externe Projektbegleitung? Damit die einzelnen Angebote vergleichbar werden, sollten Sie mit den Möbelspeditionen virtuelle oder physische Besichtigungen Ihrer Firma durchführen.
• Spätestens drei Monate vor dem Termin – so raten es Objektumzugs-Experten – sollten Sie sich für einen Anbieter entscheiden.

Drei Monate bis einen Monat vor dem Umzug

• Spätestens drei Monate vor dem Firmenumzug ist der Zeitpunkt gekommen, an dem Sie sich Gedanken um Ihre künftige Arbeitsweise machen sollten: Möchten Sie Ihre Bürostruktur verändern? Sollen Abläufe neu organisiert werden? „Der Kunde muss sich über seine Unternehmensphilosophie klar werden“, sagt Umzugsprofi Gerheim. „Das erleichtert nicht nur die Planung, sondern auch den Umzug als solchen.“
• Anhand einer maßstabsgetreuen Grundrissskizze der neuen Immobilie können Sie sich der Raumplanung widmen: Welche Abteilung wird wo am neuen Standort platziert? Welche Mitarbeiter:innen sollen wo sitzen? Binden Sie bei Ihren Überlegungen die Kollegenschaft überall dort mit ein, wo es möglich ist. Ein Stellplan für das neue Büro zeigt im Detail, wo welche Einrichtungsgegenstände abgestellt werden sollen. Solche Pläne vermeiden Chaos und unnötiges Suchen.
• Legen Sie einen Zeitplan für den Umzug fest: In welcher Reihenfolge sollen die Büros oder Abteilungen den Standort wechseln? Welche Mitarbeiter:innen müssen bis zum finalen Umzugstermin arbeitsbereit bleiben? Können nicht benötigte Akten im Archiv bereits verpackt werden?
• Nehmen Sie eine gründliche Inventur aller Möbel, Geräte, Akten und Co. vor. Entspricht die Einrichtung noch Ihren Anforderungen? Sortieren Sie aus, was Sie nicht mehr benötigen. Tipp: „Manche Möbelspeditionen kaufen gebrauchte Büromöbel an und führen sie einer neuen Verwendung zu“, sagt Herbert Pest. Das spart Entsorgungs- und Umzugskosten zugleich.
• Prüfen Sie Ihre technische Ausstattung: Sind Hardware, Software, Netzwerkeinrichtungen und Telefonanlage noch zeitgemäß? Legen Sie fest, wer sich um den Abbau der EDV-Anlage kümmert. Einige Umzugsunternehmen bieten einen IT-Rundumservice an. Ansonsten können Sie einen externen Dienstleister beauftragen.
• Damit wichtige Briefe Sie auch am neuen Firmensitz zuverlässig erreichen, sollten Sie bei der Deutschen Post einen Nachsendeauftrag stellen. Damit wird Geschäftspost, die noch an Ihre alte Anschrift adressiert ist, bis zu 24 Monate lang automatisch an den neuen Standort weitergeleitet.

Diese Materialien benötigen Sie für den Umzug

Je nach Auftrag übernehmen professionelle Unternehmen sämtliche Leistungen rund um den Umzug. Falls Sie sich für ein weniger umfangreiches Angebot entschieden haben oder den Firmenumzug selbst übernehmen, sollten Sie sich rechtzeitig um folgende Aufgaben und Materialien kümmern:

• Umzugskartons und Verpackungsmaterial
• Stabile Kunststoffkisten für Umzugsgut wie PC-Monitore und Kabel
• Etiketten zum Beschriften von beispielsweise Möbeln und Kisten
• Schutzfolie für empfindliche Böden
• Halteverbotszone am Umzugstag (beim Ordnungsamt)
• Sicherer Transport und/oder Vernichtung sensibler Akten

Ein Monat bis wenige Tage vor dem Umzug

• Lassen Sie sich sämtliche bisher vereinbarten Termine bestätigen, beispielsweise Handwerker, Reinigungsfirma, Umzugsunternehmen und Dienstleister für den Anschluss der IT-Anlage.
• Falls Sie oder Ihre Mitarbeiter das Umzugsgut selbst verpacken, sollten Sie währenddessen entscheiden, was Sie noch benötigen und was entsorgt werden kann. „Fast immer kann das, was im Rollcontainer unter dem Schreibtisch in der untersten Schublade liegt, bedenkenlos weggeworfen werden“, sagen Pest und Gerheim mit einem Augenzwinkern. Akten müssen datenschutzkonform vernichtet werden.
• Unmittelbar vor dem Umzug sollten Sie sich sämtliche Schlüssel, Schließanlagentransponder oder Parkmarken von Ihren Mitarbeitern aushändigen lassen.

Seien Sie erreichbar und rechnen Sie mit Hürden

• Stellen Sie sicher, dass Sie vor Ort und jederzeit erreichbar sind, falls Probleme auftauchen. „Erwarten Sie das Unerwartete“, rät Herbert Pest von Friedrich Friedrich. „Trotz aller Planung läuft ein Umzug nie zu 100 Prozent so, wie man sich das wünscht. Deshalb ist es wichtig, am Umzugstag schnell Entscheidungen treffen zu können.“
• Es kann hilfreich sein, in den alten und neuen Büros jeweils einen oder mehrere Mitarbeiter:innen vor Ort abzustellen, die für einen reibungslosen Ablauf aus Ihrer Sicht sorgen. Überlegen Sie auch, ob Ihre Kolleginnen und Kollegen bestimmte Gegenstände oder Unterlagen selbst transportieren sollten.
• Kontrollieren Sie alle Räume am alten Firmensitz, damit nichts vergessen wird.
• Lesen Sie Zählerstände ab. Im Idealfall übergeben Sie die gereinigten Räume bereits jetzt an die Vermieterin oder den Vermieter.
• Überprüfen Sie am neuen Standort, ob alle technischen Anschlüsse funktionieren, beispielsweise der Internetzugang, die Telefonanlage sowie interne Netzwerke.
• Sorgen Sie für ausreichend Verpflegung und Getränke für die Umzugsmannschaft.
• Lassen Sie sich über alle anfallenden Kosten Rechnungen ausstellen – auch über etwaiges Trinkgeld. Ohne Belege können Sie die Kosten nicht bei der Steuererklärung geltend machen.
• Kontrollieren Sie nach dem Umzug noch einmal alle Möbel, Geräte und Umzugswege auf Schäden und melden Sie diese unverzüglich der Spedition.

Diese Stellen sollten Sie bei einem Büroumzug informieren

• Gewerbeamt und Finanzamt
• Agentur für Arbeit und Sozialversicherungsträger
• Zuständige IHK (Industrie- und Handelskammer, eventuell sollten Sie den Eintrag im Handelsregister ändern lassen)
• Berufsgenossenschaft, Verbände und Kammern
• Strom- und Wärmeversorger sowie Telefonanbieter
• Lieferanten und externe Dienstleister
• Versicherungen, Banken, Anwaltskanzleien, Steuerberater:innen
• Telefonbuch, Branchenverzeichnisse, Gelbe Seiten
• Online-Verzeichnisse wie Google My Business, Bing und Apple Maps
• Soziale Netzwerkseiten, die Sie beruflich nutzen, etwa Facebook, LinkedIn oder Xing
• Verlage von abonnierten Fachzeitschriften oder Zeitungen 
• Ihre Kunden und Geschäftspartner

Außerdem sollten Sie zeitnah Ihre Geschäftspapiere und das Impressum Ihrer Internetseite aktualisieren. Firmensitz, Registergericht und Handelsregisternummer gehören zu den Pflichtangaben, die stets aktuell sein müssen.