Eigentümerversammlung: So sind Sie perfekt vorbereitet

Eigentümerversammlung: So sind Sie perfekt vorbereitet

© Nikada / iStock

Wohnungseigentümer können meist nicht allein bestimmen, was mit der Immobilie geschieht. In der Eigentümerversammlung kommen alle Eigentümer eines Hauses zusammen, um gemeinsam über Finanzen, Reparaturen oder die Regeln des Miteinanders zu entscheiden. Lesen Sie hier, wie eine Eigentümerversammlung abläuft, welche Beschlüsse gefällt werden können und was passiert, wenn Sie verhindert sind.

Laut Wohnungseigentumsgesetz muss mindestens einmal im Jahr eine ordentliche Eigentümerversammlung stattfinden. Steht eine Entscheidung an, die nicht so lange warten kann, wird eine außerordentliche Versammlung einberufen. Gleiches gilt, wenn mindestens ein Viertel der Eigentümer ein Zusammenkommen fordert. Normalerweise übernimmt die Hausverwaltung die Einladung.

Wann muss die Einladung zur Eigentümerversammlung erfolgen?

Die gesetzliche Mindestfrist für die Einladung zur Eigentümerversammlung beträgt zwei Wochen. Die Wohnungseigentümer können in der Gemeinschaftsordnung eine andere Frist festlegen, etwa wenn viele Eigentümer weit entfernt wohnen. In besonders eiligen Fällen kann die Ladungsfrist auch kürzer sein.

Wie muss die Einladung zur Eigentümerversammlung aussehen?

Die Einladung muss in Textform geschehen, per E-Mail ist also durchaus rechtens. Sie muss alle Tagesordnungspunkte plus Erläuterungen enthalten, über die ein Beschluss gefasst werden soll. So erhalten die Wohnungseigentümer die Chance, sich auf die Sitzung vorzubereiten.

Was passiert, wenn ein Eigentümer verhindert ist

Wenn Sie als Eigentümer nicht persönlich an der Sitzung teilnehmen können, haben sie die Möglichkeit, einen Vertreter zu bestimmen. Um mit abstimmen zu können, muss dieser allerdings eine schriftliche Vollmacht vorweisen.

Versammlung kann auch online stattfinden

Erleichterung in der Corona-Zeit: Laut dem neuen Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) können Eigentümer auch online an der Versammlung teilnehmen und ihre Stimme bei der Beschlussfassung abgeben. Diese muss allerdings in Textform vorliegen. Auch ohne Versammlung ist ein Beschluss gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung schriftlich erklären (§ 23 WEMoG).

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Die Eigentümerversammlung ist das oberste Willensbildungs- und Beschlussorgan der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) und dient ihrer Selbstverwaltung. Lesen Sie hier, wie die Versammlung abläuft und was die typischen Themen sind.

Was wird bei der Eigentümerversammlung besprochen und beschlossen?

Typische Punkte auf der Tagesordnung sind: 

  • Bestellung und Abberufung des Verwalters
  • Jahresabrechnung des Hausgeldes
  • Anpassung der Instandhaltungsrücklage
  • Wirtschaftsplan für das kommende Jahr
  • Entlastung des Verwalters
  • Anstehende Reparatur- und Instandsetzungsmaßnahmen
  • Änderung der Hausordnung
  • Wahl eines Verwaltungsbeirats
  • Beschluss einer Sonderumlage

Allein schon zur Kontrolle der Verwaltung und wegen der finanziellen Verbindlichkeiten der Eigentümer ist die Eigentümerversammlung also wichtig. Aber auch zur Klärung von Zwistigkeiten zwischen Nachbarn eignet sich die jährliche Versammlung.

Wann ist eine Wohnungseigentümergemeinschaft beschlussfähig?

Bis Dezember 2020 galt: Die Wohnungseigentümergemeinschaft ist nur dann beschlussfähig, wenn mindestens so viele Mitglieder anwesend sind, dass die Hälfte der Miteigentumsanteile repräsentiert wird. Diese Hürde wurde beseitigt. Seither gilt: Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 23 WEMoG), egal wie viele Mitglieder anwesend sind.

Wer hat ein Stimmrecht bei der Eigentümerversammlung?

Meist hat jeder Wohnungseigentümer eine Stimme (Kopfprinzip), unabhängig von der Zahl oder Größe seiner Wohnungen im Haus. Jede WEG kann das Stimmrecht aber auch anders regeln, zum Beispiel nach diesen Prinzipien:

  • Wertprinzip: Die Anzahl der Stimmen eines Eigentümers richten sich nach seinen Miteigentumsanteilen, also der Anzahl der Wohnungen und ihrer Wohnfläche im Haus.
  • Objektprinzip: Jeder Eigentümer hat so viele Stimmen, wie er Objekte, also Wohnungen, in der Anlage besitzt.

In beiden Fällen kann es dazu kommen, dass ein einzelner Eigentümer über die Stimmenmehrheit verfügt und allein einen Mehrheitsbeschluss erwirken kann. Gehört eine Wohnung mehreren Inhabern, etwa Eheleuten oder einer Erbengemeinschaft, haben diese dennoch nur eine Stimme.

Entscheidungen werden in der Regel per Mehrheitsbeschluss gefällt: Stimmt mehr als die Hälfte der Teilnehmer mit „Ja“, gilt etwas als beschlossen.

Die Beschlüsse und Diskussionspunkte jeder Wohnungseigentümerversammlung müssen schriftlich in einem Protokoll festgehalten werden. Normalerweise übernimmt das der Verwalter. Er ist gesetzlich verpflichtet, den Eigentümern Einsicht zu gewähren. Umgekehrt heißt das, dass er ihnen keine Abschriften zusenden muss – sinnvollerweise wird dies aber in der Teilungserklärung so geregelt.

Wie lange können Beschlüsse angefochten werden?

Das Protokoll kann auch für die Anfechtung von Beschlüssen wichtig werden, denn dies ist nur innerhalb eines Monats möglich. Wer also der Auffassung ist, dass ein Beschluss in der Eigentümerversammlung so nicht getroffen werden durfte, sollte nicht allzu lange auf das Protokoll warten. Für Anfechtungen gilt der Eingang bei Gericht als entscheidend.

Im Übrigen gilt für fast alle Regelungen: Passieren bei der Umsetzung Fehler – etwa bei den Regularien zur Einberufung und zur Abstimmung – und werden diese im Nachhinein aufgedeckt, setzt es die getroffenen Entscheidungen nicht automatisch außer Kraft. Allerdings werden sie dadurch anfechtbar.

Protokoll als wichtige Informationsquelle beim Wohnungskauf

Wichtiger Tipp für Käufer: Lassen Sie sich die Protokolle der (mindestens) letzten drei Wohnungseigentümerversammlungen zeigen. Dort können Beschlüsse gefasst worden sein, die für Sie als neuen Besitzer weitreichende Konsequenzen haben, zum Beispiel die kostspielige Sanierung des Daches, an der Sie sich beteiligen müssten. Auch über die neuesten Entscheidungen zu Hausgeld, Rücklagen oder Plänen in Bezug auf bauliche Veränderungen sollten Sie sich informieren. Nehmen Sie zudem Einblick in die Teilungserklärung und die letzten Wohngeldabrechnungen.

Wo viele Individuen mit unterschiedlichen Interessen und Charakteren aufeinandertreffen, kann es auch mal unharmonisch zugehen. „Eins der großen Probleme bei Eigentümerversammlungen ist, wenn ein Platzhirsch meint, alles bestimmen zu können“, berichtet Herbert Oberhagemann, Regionalleiter Hamburg beim Verband privater Bauherren, aus der Praxis. „In der Regel sollte der Hausverwalter als Vorsitzender darauf achten, dass alle Eigentümer zu Wort kommen und ihre Meinung gewürdigt wird. Wenn das nicht gelingt, sollten sich die weniger dominanten Parteien zusammenschließen und dem Platzhirsch entgegenstellen“, rät Oberhagemann.

Ein wichtiges Instrument ist die Eigentümerversammlung auch dann, wenn die Hausverwaltung ein Problem darstellt. „Nicht selten bekommen die Verwaltungen ihr Geld, ohne die Leistungen zu erbringen, die die Eigentümer eigentlich erwarten dürften“, weiß Oberhagemann aus Erfahrung. Dann gelte es, mithilfe der Versammlung die Verwaltung wieder auf Spur zu bringen. Wichtig ist es, dies auf Papier festzuhalten. Arbeitet die Verwaltung weiterhin unzureichend, kann sie von der Eigentümerversammlung abgewählt werden. Dafür können sich die Wohnungseigentümer auch ohne die Anwesenheit der Hausverwaltung treffen.

„Einberufen werden kann die Versammlung im Übrigen auch von einem einzelnen Eigentümer, wenn es einen triftigen Grund gibt“, sagt Oberhagemann. Das sei der Fall, wenn es um die Hausverwaltung gehe oder dringender Handlungsbedarf bestehe.

Am 17.12.2021 ist eine Änderung im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) rechtsverbindlich geworden, die sich auf die Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft bezieht. Ab Dezember 2022 haben Wohnungseigentümer Anspruch auf einen sogenannten zertifizierten Verwalter oder eine zertifizierte Verwalterin. Zertifizierte Verwalter:innen müssen vor einer Industrie- und Handelskammer mittels einer Prüfung nachgewiesen haben, dass sie über die rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügen, die sie für die Arbeit als Verwalter:in benötigen (vgl. § 26a Abs. 1 WEG).

Diese Personen sind von der Prüfungspflicht ausgenommen

Von der Prüfungspflicht ausgenommen sind Volljurist:innen, Immobilienkaufleute, Personen mit Studienabschluss mit immobilienrechtlichem Schwerpunkt und geprüfte Immobilienfachwirte und -wirtinnen. Für Verwaltungsunternehmen, die als juristische Personen oder Personengesellschaften organisiert sind, gelten spezielle Bestimmungen: Sie dürfen sich als zertifizierte Verwalter:innen bezeichnen, wenn die Beschäftigten, die unmittelbar mit der Verwaltung betraut sind, ihre Prüfung zum zertifizierten Verwalter bzw. zur zertifizierten Verwalterin bestanden haben oder durch ihre Ausbildung (siehe oben) zertifizierten Verwalter:innen gleichgestellt sind.

Ausnahmen gelten auch für Kleingemeinschaften in Eigenverwaltung

Ausnahmen von der Prüfungspflicht sind außerdem für Kleingemeinschaften in Eigenverwaltung vorgesehen: In Anlagen mit bis zu acht Sondereigentumseinheiten entfällt die Pflicht, falls ein Wohnungseigentümer oder eine Wohnungseigentümerin als Verwalter:in bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Eigentümer:innen die Bestellung eines zertifizierten Verwalters bzw. einer zertifizierten Verwalterin verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG).

Übergangsfrist bis Juni 2024

Für bereits vor dem Inkrafttreten der WEG-Reform bestellte Verwalter:innen gilt eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 1. Juni 2024. Die betroffenen Verwalter:innen gelten den Wohnungseigentümer:innen dieser Gemeinschaften bis zu diesem Stichtag als zertifizierte Verwalter:innen.

Wohnungseigentümer sind nicht verpflichtet, an der Versammlung teilzunehmen. Da es dort allerdings um ihren Besitz geht, ist dies sehr ratsam. Herbert Oberhagemann vom Verband privater Bauherren rät: „Die Interessen und Probleme der Eigentümer können sich erheblich voneinander unterscheiden. Daher sollte man die Chance, Einfluss zu nehmen, nicht verstreichen lassen.“

Grundsätzlich müssen die Eigentümer zahlen, die für eine Baumaßnahme gestimmt haben. Wenn die Entscheidung allerdings mit einer Zwei-Drittel-Mehrheit beschlossen wurde und mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile von den Ja-Stimmen repräsentiert werden, müssen alle zahlen – und zwar entsprechend ihrer Anteile am Gemeinschaftseigentum. Die Kosten müssen allerdings verhältnismäßig sein.

Eigentümerversammlungen sind nicht öffentlich. Mieter können daher nicht daran teilnehmen, auch wenn die Beschlüsse durchaus Konsequenzen für sie haben können, zum Beispiel größere bauliche Maßnahmen. Falls ein Eigentümer verhindert ist, kann er allerdings eine andere Person bevollmächtigen, an seiner Stelle an der Versammlung teilzunehmen. Diese Person kann auch ein Mieter sein.

Wenn Sie als Eigentümer verhindert sind, können Sie einer anderen volljährigen und geschäftsfähigen Person eine Vollmacht erstellen. Werfen Sie allerdings einen Blick in die Gemeinschaftsordnung oder in den Teilungsvertrag. Oft ist dort vorgeschrieben, dass Juristen oder Steuerberater nicht als Vertreter eingesetzt werden dürfen, da sie aufgrund ihrer Fachkenntnisse einen strategischen Vorteil gegenüber den Miteigentümern haben könnten. Beachten Sie außerdem, dass nur Sie oder Ihr Vertreter an der Eigentümerversammlung teilnehmen können.

Die Vollmacht für Ihren Vertreter an der Eigentümergemeinschaft muss nicht, sollte aber schriftlich erfolgen. Zudem sollten Sie den Versammlungsleiter (in der Regel der Verwalter) vorab darüber informieren, denn dieser hat die Pflicht, die Identität der Anwesenden vor der Versammlung zu prüfen. Wie die Vollmacht konkret aussehen soll, ist oft in der Gemeinschaftsordnung festgelegt. Sie sollte auf jeden Fall den vollständigen Namen sowie die Unterschrift des Eigentümers enthalten.

Der Verwalter ist angehalten, Tag, Uhrzeit und Ort der Veranstaltung so festzulegen, dass ein möglichst großer Anteil der Wohnungseigentümer teilnehmen kann. In der Regel findet die Eigentümerversammlung deshalb in der Nähe des Wohnobjektes statt. Seit Dezember 2020 können Mitglieder auch online teilnehmen. Seit Dezember 2020 können Eigentümer auch online an der Versammlung teilnehmen.

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